Techniek bij evenementen: de (on)zichtbare held van je event

Techniek bij evenementen is als het fundament van je huis: het kan alles laten sprankelen, maar als het niet goed geregeld is, stort het als een kaartenhuis in elkaar. Gelukkig zijn wij er om te zorgen voor die sparkle! Of je nu een intieme bijeenkomst organiseert of een knallend bedrijfsfestival neerzet, de juiste technische ondersteuning is dé schakel(aar) naar een event dat de boeken ingaat. Denk aan geluid dat de zaal vult, lichtshows die imponeren en natuurlijk een kraakheldere microfoon. In deze blog nemen we je mee door de technische jungle en geven we je tips om je evenement zorgeloos te laten verlopen.

Tech-talk: waar begin je?

Techniek bij evenementen is een vak apart, dus voordat je die kabels uitrolt en alle innovaties door elkaar haspelt, stel je jezelf eerst deze drie cruciale vragen:

1. Wat ga ik doen? (bedrijfsfestival, presentatie, workshop, gala?)
2. Waar ga ik het doen? (theater, beurshal, buitenterrein, kantoorlocatie?)
3. Wie zijn erbij? (wat is je doelgroep?)

Veel locaties hebben een basisinstallatie, en vaak is er een huistechnicus die de knoppen kent als zijn eigen broekzak. Maar voor dat wow-effect is er meestal wat extra pit nodig: een groter scherm, meer led-lampen, of wat dacht je van een CEO die via een hologram de zaal toespreekt? Dan is het tijd om onze technische producenten erbij te halen voor maatwerk. Want als het écht speciaal moet, vragen we om meer know-how en diepgang. Samen met de technici bekijken we alle opties, zodat het plan perfect past binnen je budget én je doelen (daarom: haal de technici zo vroeg mogelijk aan boord). Bij sommige events speelt techniek een absolute hoofdrol. Er moet perfecte samenhang zijn tussen licht, geluid, visuals en videotechniek omdat het de hele beleving bepaalt. Het gaat niet alleen om een microfoon die het doet – het creëert de sfeer of breekt die juist af.

“Zonder goed geluid klinkt je event als een slecht opgenomen voicemail, en zonder goed licht sta je in het donker te praten.”

Bij Dutch Standard zorgen we ervoor dat dat nooit gebeurt. We werken met techneuten die we blind vertrouwen. Waarom? Omdat we vaak genoeg hebben gezien dat als mensen zelf apparatuur regelen, ze te veel betalen, het niet compleet is of simpelweg niemand weet hoe het werkt. Bovendien is er geen samenhang met de rest van de techniek, het decor of zelfs het concept. Niet doen dus… Laat het over aan het showteam, dan ligt de verantwoordelijkheid ook bij de juiste experts. 

Wij werken al jaren met technisch producenten die weten wat ze doen. Hun materiaalkeuzes zijn niet alleen praktisch, maar hebben ook een directe invloed op de sfeer. Wil je een intiem en warm gevoel op je gala? Dan wil je echt niet dat het hele podium onder koele ledlampen baadt. Timing, licht en geluid moeten op elkaar afgestemd zijn voor de beste beleving.

Oeps! Maar WATT als de techniek je toch in de steek laat? 

We kennen het allemaal: de microfoon valt net op het verkeerde moment uit of de video blijft hangen. Meestal valt het niet op als techniek goed werkt, maar zodra er iets misgaat, voelt iedereen het. Blijf rustig, laat de tech wizards hun ding doen en communiceer met een glimlach naar je publiek. Een luchtige opmerking als: “Technisch foutje, we lossen het op! Geniet ondertussen van een extra kop koffie,” kan wonderen doen.

Uiteraard doen we er alles aan om storingen te voorkomen: testen, testen en nog eens testen. En toch kan die ene kabel eruit getrokken worden, of een computer vastlopen. Gelukkig hebben we altijd back-ups, en in 99% van de gevallen loopt alles vlekkeloos. Maar mocht er iets misgaan, dan weten onze knoppenkoningen het op te lossen.

Als eventmanager zorgen wij ervoor dat:

1. De kabelhelden de ruimte krijgen om het probleem op te lossen.
2. Wij jouw gasten informeren: ‘we zijn ermee bezig en lossen het op!’
3. We aan de bal blijven: we houden je op de hoogte van de duur en oplossing.
4. We de knoop doorhaken: gaan we door met een deel van de techniek of het passen we het programma aan.

Wat zijn de laatste tech trends?

Innovatie en techniek bij evenementen zijn als pizza en kaas: je wilt altijd meer! De afgelopen jaren hebben we een hoop coole snufjes gezien, van led-panelen die je oprolt als een yoga mat tot hologrammen voor next-level presentaties. En guess what? Wij zijn helemaal op de hoogte en passen deze innovaties toe op jouw event indien gewenst.

In het kort: hier moet je op letten

1. Wat wil je bereiken? Stem je techniek af op het type event, de locatie en je doelgroep.
2. Werk met experts! Wij weten de weg naar de beste tech-goeroes.
3. Licht, geluid en visuals maken of breken de sfeer. Laat ze samenwerken voor de beste beleving.
4. Test alles! We voorkomen verrassingen door alles grondig te testen en back-ups in te bouwen.
5. Speel in de tech speeltuin! Van led-panelen tot hologrammen: durf het uit te proberen, wij helpen je bij de nieuwste innovaties. 

Techniek bij evenementen is duidelijk meer dan wat knopjes indrukken; het is de rode (kabel)draad die zorgt dat jouw event klopt van begin tot eind.