Als je het nu nog niet wist, now you do: de eerste indruk is bepalend voor zo’n beetje de hele beleving! En die begint al bij de uitnodiging van het event, waarna de logistiek van de entree het volgende belangrijke touch point is. De manier waarop je gasten worden ontvangen zet meteen de toon voor de rest van het event. Of het nu gaat om een slimme check-in, het voorkomen van lange wachttijden of het creëren van een gastvrije sfeer: het draait allemaal om slimme logistiek, goede voorbereiding én planning. In dit artikel nemen we je mee in hoe wij ervoor zorgen dat de entree van jouw evenement vlekkeloos verloopt.
Een vlotte registratie en check-in
In 99% van de gevallen werken we met digitale uitnodigingen. Mensen ontvangen een QR- of barcode die ze bij de entree simpelweg laten scannen. Geen gedoe met papieren formulieren, gewoon hup, scannen en door. Als het event er om vraag krijgen ze vervolgens een badge, polsbandje of ander herkenningsteken, en kunnen ze meteen het evenement binnen. Maar zelfs met zo’n snel proces moet je er rekening mee houden dat niet iedereen netjes verspreid over de inlooptijd arriveert. Meestal komt het grootste deel van de gasten in het laatste halfuur aan.
Daarom is het slim om van tevoren goed te berekenen hoeveel mensen je per minuut kunt verwerken en hoeveel hosts of balies je nodig hebt. Zo zorg je ervoor dat alles soepel doorloopt, zelfs tijdens piekmomenten. Het is ook handig om te weten hoe je gasten naar het evenement komen. Wanneer we met Dutch Standard een event in Noord-Amsterdam organiseren, weten we precies wanneer we een bups deelnemers kunnen verwachten op basis van de aankomsttijden van de veerpont. Zo kun je uiteraard ook rekening houden met de tijden van het OV of de pendelbussen en daar je personeelsbezetting op aanpassen. Veel om aan te denken dus bij de logistiek van de entree.
Hoe vermijd je lange wachtrijen?
Oké, eerlijk is eerlijk: een beetje wachttijd is soms onvermijdelijk. En trouwens, ook helemaal niet zo erg. Het geeft ook een gevoel van saamhorigheid en ‘kennelijk is dit een placet tob e voor velen’. Er zijn gelukkig genoeg manieren om het proces te versnellen en leuker te maken. Wij stimuleren bijvoorbeeld vaak dat mensen eerder komen, door ze te belonen met iets extra’s zoals een goodie wanneer ze voor een bepaalde tijd aankomen. Of we bieden een speciaal onderdeel van het programma aan dat al start tijdens de inloop. Dat geeft ze nét dat extra zetje om op tijd te zijn en ons de gelegenheid om de registratie smooth te laten verlopen.
De entree-ervaring begint bij de voordeur
Dus nogmaals: wij geloven, nee we zijn ervan overtuigd, dat de fysieke beleving van je evenement al bij de entree start. Jouw deelnemers moeten zich daarom direct welkom voelen vanaf het moment dat ze aankomen. Het helpt enorm als ze zien dat het proces soepel verloopt, dat de rij doorloopt en dat ze met een glimlach worden ontvangen door kundig personeel.
Daarom zorgen we ervoor dat onze mensen niet alleen weet hoe ze snel iemand moeten inchecken, maar ook antwoord kunnen geven op vragen zoals “Waar is het toilet?” en “Weet je hoe laat de laatste bussen vertrekken” of “Hoe laat begint die ene sessie?” Zo hoeven gasten niet te zoeken en voelen ze zich meteen op hun gemak en in goede handen.
Daarnaast kun je de sfeer van je evenement al aan de deur voelbaar maken door gebruik te maken van thematische elementen of zelfs wat entertainment bij de entree. Live muziek, sfeervolle aankleding, een gastdame of -heer die een gesprek aangaat met de mensen of hen vriendelijk welkom heet kan al het verschil maken.
Heldere communicatie tijdens het evenement
Zodra jouw deelnemers binnen zijn, wil je dat ze altijd op de hoogte blijven van belangrijke informatie. Denk aan programmawijzigingen, last-minute mededelingen of gewoon een herinnering over de start van een sessie. Hiervoor zijn allerlei tools beschikbaar, zoals event-apps met pushmeldingen, sms’jes of digitale schermen. Maar vergeet niet dat je hosts en dagvoorzitters ook belangrijke rollen hebben in de communicatie. Een goed geïnformeerd team kan echt het verschil maken in hoe soepel je evenement verloopt. Het straalt uit dat er over alles is nagedacht en dat je klaar bent voor het evenement waar mensen hun agenda voor vrij hebben gemaakt.
Wij hebben ruime ervaring met het optimaliseren van de logistiek van evenementen, inclusief die cruciale en bepalende entree. Wij weten precies hoe we ervoor kunnen zorgen dat jouw gasten niet alleen snel naar binnen kunnen, maar ook meteen een goed gevoel krijgen: we zetten de toon!
