Twee identiek geklede vrouwen in witte blazers en groen-wit gestreepte shirts lachen en praten bij de logistiek van de entree van een zakelijke evenementenruimte.

Tips & Tricks

Logistiek van de entree: zo zorg je voor een soepele start van je evenement

Als je het nu nog niet wist, now you do: de eerste indruk is bepalend voor zo’n beetje de hele beleving! En die begint al bij de uitnodiging van het event, waarna de logistiek van de entree het volgende belangrijke touch point is. De manier waarop je gasten worden ontvangen zet meteen de toon voor de rest van het event. Of het nu gaat om een slimme check-in, het voorkomen van lange wachttijden of het creëren van een gastvrije sfeer: het draait allemaal om slimme logistiek, goede voorbereiding én planning. In dit artikel nemen we je mee in hoe wij ervoor zorgen dat de entree van jouw evenement vlekkeloos verloopt.

Een vlotte registratie en check-in

In 99% van de gevallen werken we met digitale uitnodigingen. Mensen ontvangen een QR- of barcode die ze bij de entree simpelweg laten scannen. Geen gedoe met papieren formulieren, gewoon hup, scannen en door. Als het event er om vraag krijgen ze vervolgens een badge, polsbandje of ander herkenningsteken, en kunnen ze meteen het evenement binnen. Maar zelfs met zo’n snel proces moet je er rekening mee houden dat niet iedereen netjes verspreid over de inlooptijd arriveert. Meestal komt het grootste deel van de gasten in het laatste halfuur aan.

Daarom is het slim om van tevoren goed te berekenen hoeveel mensen je per minuut kunt verwerken en hoeveel hosts of balies je nodig hebt. Zo zorg je ervoor dat alles soepel doorloopt, zelfs tijdens piekmomenten. Het is ook handig om te weten hoe je gasten naar het evenement komen. Wanneer we met Dutch Standard een event in Noord-Amsterdam organiseren, weten we precies wanneer we een bups deelnemers kunnen verwachten op basis van de aankomsttijden van de veerpont. Zo kun je uiteraard ook rekening houden met de tijden van het OV of de pendelbussen en daar je personeelsbezetting op aanpassen. Veel om aan te denken dus bij de logistiek van de entree.

Hoe vermijd je lange wachtrijen?

Oké, eerlijk is eerlijk: een beetje wachttijd is soms onvermijdelijk. En trouwens, ook helemaal niet zo erg. Het geeft ook een gevoel van saamhorigheid en ‘kennelijk is dit een placet tob e voor velen’. Er zijn gelukkig genoeg manieren om het proces te versnellen en leuker te maken. Wij stimuleren bijvoorbeeld vaak dat mensen eerder komen, door ze te belonen met iets extra’s zoals een goodie wanneer ze voor een bepaalde tijd aankomen. Of we bieden een speciaal onderdeel van het programma aan dat al start tijdens de inloop. Dat geeft ze nét dat extra zetje om op tijd te zijn en ons de gelegenheid om de registratie smooth te laten verlopen.

De entree-ervaring begint bij de voordeur

Dus nogmaals: wij geloven, nee we zijn ervan overtuigd, dat de fysieke beleving van je evenement al bij de entree start. Jouw deelnemers moeten zich daarom direct welkom voelen vanaf het moment dat ze aankomen. Het helpt enorm als ze zien dat het proces soepel verloopt, dat de rij doorloopt en dat ze met een glimlach worden ontvangen door kundig personeel.

Daarom zorgen we ervoor dat onze mensen niet alleen weet hoe ze snel iemand moeten inchecken, maar ook antwoord kunnen geven op vragen zoals “Waar is het toilet?” en “Weet je hoe laat de laatste bussen vertrekken” of “Hoe laat begint die ene sessie?” Zo hoeven gasten niet te zoeken en voelen ze zich meteen op hun gemak en in goede handen.

Daarnaast kun je de sfeer van je evenement al aan de deur voelbaar maken door gebruik te maken van thematische elementen of zelfs wat entertainment bij de entree. Live muziek, sfeervolle aankleding, een gastdame of -heer die een gesprek aangaat met de mensen of hen vriendelijk welkom heet kan al het verschil maken.

Heldere communicatie tijdens het evenement

Zodra jouw deelnemers binnen zijn, wil je dat ze altijd op de hoogte blijven van belangrijke informatie. Denk aan programmawijzigingen, last-minute mededelingen of gewoon een herinnering over de start van een sessie. Hiervoor zijn allerlei tools beschikbaar, zoals event-apps met pushmeldingen, sms’jes of digitale schermen. Maar vergeet niet dat je hosts en dagvoorzitters ook belangrijke rollen hebben in de communicatie. Een goed geïnformeerd team kan echt het verschil maken in hoe soepel je evenement verloopt. Het straalt uit dat er over alles is nagedacht en dat je klaar bent voor het evenement waar mensen hun agenda voor vrij hebben gemaakt.

Wij hebben ruime ervaring met het optimaliseren van de logistiek van evenementen, inclusief die cruciale en bepalende entree. Wij weten precies hoe we ervoor kunnen zorgen dat jouw gasten niet alleen snel naar binnen kunnen, maar ook meteen een goed gevoel krijgen: we zetten de toon!

Dutch Standard

Persoonlijk contact
Senior event manager
20 jaar ervaring

    
 
 
       
   Mandy van Dasler 
 32 days ago
 
 
   Trustindex verifieert dat de oorspronkelijke bron van de recensie Google is. Samenwerken met DSE voelt als een verlengstuk van je eigen team. Voor een belangrijke mijlpaalviering van ons bedrijf begrepen ze na slechts één briefing al wie we waren en wat we nodig hadden. In tegenstelling tot veel bureaus die een 'groot idee' presenteren dat uiteindelijk vrij standaard aanvoelt, denkt DSE echt met je mee. Ze vertalen je doelstellingen naar creatieve, originele concepten die passen bij je organisatie en je evenement naar een hoger niveau tillen. Hun vermogen om creativiteit te combineren met een vlekkeloze uitvoering bespaarde ons aanzienlijk veel tijd en moeite, terwijl ze tegelijkertijd een uniek en authentiek evenement leverden. We zullen zeker met DSE blijven samenwerken en bevelen hen van harte aan bij iedereen die op zoek is naar een proactieve, creatieve en betrouwbare evenementenpartner.

(Vertaald door Google, zie origineel)
  
  Geplaatst op Google  
 
 
 
      
   Sanne Hak 
 32 days ago
 
 
   Trustindex verifieert dat de oorspronkelijke bron van de recensie Google is. Wij kijken met veel plezier terug op de samenwerking met Dutch Standard Events bij de organisatie van ons personeelsfeest. Het was een groot succes en dat is mede te danken aan hun betrokkenheid, professionaliteit en flexibiliteit. In de aanloop naar het event was de samenwerking erg prettig en duidelijk. De lijnen waren kort, er werd goed geluisterd naar onze specifieke wensen en er was altijd ruimte om mee te denken. Vlak voor het evenement kregen we te maken met flinke uitdagingen door code rood en de hittegolf in Nederland. Ook daar wist Dutch Standard Events heel hands-on mee om te gaan. Ze schakelden snel, kwamen direct met passende oplossingen en zorgden ervoor dat we ons geen onnodige zorgen hoefden te maken. We zijn dan ook ontzettend tevreden over de samenwerking en het eindresultaat. Een professionele en betrokken partner die echt met je meedenkt en ook onder uitdagende omstandigheden het hoofd koel houdt. Absoluut een aanrader! Manager Client Events - De Brauw Blackstone
  
  Geplaatst op Google  
 
 
 
      
   Meinders Catering 
 95 days ago
 
 
   Trustindex verifieert dat de oorspronkelijke bron van de recensie Google is. Voor ons 35-jarig jubileum wilden wij een feest organiseren dat aansloot bij wie wij zijn als bedrijf. Een jaar lang hebben we samen met Dutch Standard Events naar dit moment toegewerkt en vanaf het eerste gesprek was de klik en vertrouwen er meteen. Gedurende het hele traject werd er niet alleen goed geluisterd naar onze wensen, maar kregen we ook deskundig advies op de punten waar wij zelf minder ervaring mee hadden. Dutch Standard Events dacht actief en creatief met ons mee, stuurde waar nodig bij en de communicatie was altijd duidelijk en snel. De volledige ontzorging gaf ons de rust om echt naar het evenement toe te leven. Eind mei was het dan zover: ons jubileumfeest bij Strandzuid. Het resultaat was een geweldig aangekleed evenement, helemaal in onze eigen kleuren en branding. Alles klopte en straalde daadwerkelijk uit waar wij als bedrijf voor staan. We krijgen nog steeds complimenten van alle genodigden. De dag zelf begon op een zomerse dag met een flinke regenbui, wat uiteindelijk juist voor de nodige verkoeling zorgde. Hoewel het weer even onzeker leek, hadden wij alle vertrouwen in de expertise van Dutch Standard Events. Dat vertrouwen werd volledig waargemaakt; alles verliep soepel en professioneel. Wij hebben samen met collega's, klanten en relaties enorm genoten van een onvergetelijke viering van ons 35-jarig bestaan. Wij kijken met veel plezier terug op de samenwerking en raden Dutch Standard Events van harte aan aan iedereen die op zoek is naar een professioneel, betrokken en creatief evenementenbureau voor een groot event.
  
  Geplaatst op Google  
 
 
 
      
   Eva 
 188 days ago
 
 
   Trustindex verifieert dat de oorspronkelijke bron van de recensie Google is. Dutch Standard Events heeft een fantastisch feest voor ons georganiseerd. In de periode naar het feest toe bewogen ze goed mee met onze wensen en kwamen met goede ideeën en aanvullingen. Het feest zelf heeft onze verwachtingen overtroffen!
  
  Geplaatst op Google  
 
 
 
      
   niels riezebos 
 188 days ago
 
 
   Trustindex verifieert dat de oorspronkelijke bron van de recensie Google is. DSE heeft een knaller van een feest neergezet voor GVB. Fijne samenwerking gehad met het team en is zeker aan aan te raden!
  
  Geplaatst op Google  
 
 
 
      
   Ilse Plantenga 
 189 days ago
 
 
   Trustindex verifieert dat de oorspronkelijke bron van de recensie Google is. Samen met Dutch Standard Events hebben we een fantastisch tweedaags bedrijfsfeest neergezet. Alles was tot in detail geregeld en de samenwerking verliep heel prettig. Een feest waar intern nog lang over gesproken wordt.
  
  Geplaatst op Google  
 
 
 
      
   Domenique X 
 194 days ago
 
 
   Trustindex verifieert dat de oorspronkelijke bron van de recensie Google is. Namens CTP kijken wij terug op een indrukwekkend event tijdens SAIL 2025, alle credits naar Bardo en zijn team. Op onze flagship CTPark Amsterdam City hebben jullie laten zien wat er mogelijk is. Wij hebben het uitzicht, jullie hebben de rest gebracht. Wat begon als “iets met SAIL” is vertaald naar een bijzonder en stijlvol relatie event. Een ogenschijnlijk kale kade werd omgetoverd tot een warme setting met direct zicht op de spectaculaire SAIL In Parade. Alles klopte, van sfeer en inrichting tot logistiek en gastbeleving. De organisatie was strak en professioneel en tegelijkertijd zeer prettig in de samenwerking. Er werd echt meegedacht, snel geschakeld en volledig ontzorgd. De ervaring en creativiteit waren in alles merkbaar. De reacties van onze gasten waren unaniem enthousiast en dat zegt alles. Absoluut een partij die wij aanraden als je een event wilt neerzetten dat zowel inhoudelijk sterk als onvergetelijk is.
  
  Geplaatst op Google  
 
 
 
      
   hugo smits 
 419 days ago
 
 
   Trustindex verifieert dat de oorspronkelijke bron van de recensie Google is. We schreven een pitch voor een teamdag. We zochten een dag met teambuildingactiviteit, feest in de avond, accommodatie en logistiek voor ongeveer 250 personen. Dutch Standard Events presenteerde een heel mooi en compleet programma. We waren overdonderd. Ze begrepen precies wat er nodig was. Bardo en het team zijn prettig om mee samen te werken, wat resulteerde in een geweldige dag en avond waar iedereen zich verbonden voelde. Ik kan Dutch Standard Events iedereen aanbevelen 😊

(Vertaald door Google, zie origineel)
  
  Geplaatst op Google  
 
 
 
      
   Kathy van der Wijden 
 494 days ago
 
 
   Trustindex verifieert dat de oorspronkelijke bron van de recensie Google is. Evenementenbureau Dutch Standard Events heeft ons vanaf de eerste pitch volledig begrepen en ontzorgd. We waren op zoek naar een partner die ons kon helpen bij het organiseren van een gezellig, maar ook informatief event. Waarbij de bezoekers niet alleen plezier hebben, maar ook iets opsteken van een nieuw loyaltyprogramma dat werd gelanceerd. Bardo, Chiara en het team zijn hele fijne mensen om mee samen te werken en dat moet ook wel als je (in ons geval) bijna 1 jaar met elkaar optrekt. Ze zijn creatief, oplossingsgericht, goed bereikbaar en denken echt met je mee. Het resultaat? Een fantastische dag waar meer dan 450 collega’s uit het hele land samenkwamen en ook nog eens iets leerde, zonder dat het zo voelde. Het was een feestje om met jullie te werken. Ik zou willen zeggen tegen andere bedrijven: Let’s go to Dutch Standard 🤩
  
  Geplaatst op Google  
 
 
 
      
   Victor Garcia Parra 
 559 days ago
 
 
   Trustindex verifieert dat de oorspronkelijke bron van de recensie Google is. We hebben een geweldige ervaring gehad met Dutch Standard Events, het beste Amsterdamse evenementenbureau dat we hadden kunnen kiezen voor onze jubileumconferentie. Van begin tot eind was de verhouding personeel-gasten optimaal en het team behandelde elk detail met professionaliteit en creativiteit, waardoor ons bedrijfsevenement soepel verliep. Ze brachten de formele aspecten van de conferentie perfect in evenwicht met een levendig en boeiend feestelijk evenement in de avond, terwijl ze tegemoetkwamen aan onze speciale verzoeken. Het hele team deed er alles aan om een onvergetelijke bedrijfsconferentie en feest te creëren waar onze gasten van over de hele wereld nog steeds over praten. We raden ze ten zeerste aan voor elke zakelijke of feestelijke gelegenheid!

(Vertaald door Google, zie origineel)
  
  Geplaatst op Google  
 
 
 
 
  
 
 
  Google waardering: 4.9 van 5, 
gebaseerd op 42 recensies