Unieke blogs
Moet je rekening houden met feestdagen bij het plannen van een bedrijfsfeest?
Ja, je moet absoluut rekening houden met feestdagen bij het bedrijfsfeest organiseren. Nederlandse feestdagen beïnvloeden de beschikbaarheid van gasten, locaties en leveranciers aanzienlijk. Een slim geplande timing kan je bedrijfsfeest maken of breken. De sleutel ligt in het begrijpen welke feestdagen je moet vermijden en hoe je andere juist strategisch kunt gebruiken voor meer impact.
Waarom hebben feestdagen zo’n grote impact op bedrijfsfeesten?
Feestdagen beïnvloeden drie belangrijke aspecten van je bedrijfsfeest: gastenbeschikbaarheid, locaties en leveranciers. Tijdens feestdagen zijn veel mensen al vastgelegd aan familiebijeenkomsten, vakanties of religieuze verplichtingen. Dit betekent automatisch een lagere opkomst.
Locaties zijn tijdens populaire periodes vaak al maanden van tevoren volgeboekt. Denk aan de weken rond kerst, tijdens de zomervakanties of rondom Koningsdag. De prijzen schieten ook omhoog door de verhoogde vraag. Hetzelfde geldt voor cateraars, DJ’s en andere leveranciers – ze zijn óf niet beschikbaar óf rekenen piekprijzen.
Maar er zit ook een positieve kant aan. Sommige feestdagen bieden juist kansen voor creatieve bedrijfsfestivals met thematische concepten. Een winterfestival in december kan bijvoorbeeld perfect aansluiten bij de kerstsfeer, mits je vroeg genoeg plant en de juiste datum kiest.
Transport speelt ook mee. Tijdens schoolvakanties staan de wegen vol, zijn treinen drukker en vliegen collega’s naar verre bestemmingen. Dit maakt het lastiger voor gasten om je evenement te bereiken.
Welke nederlandse feestdagen moet je absoluut vermijden voor bedrijfsfeesten?
Vermijd altijd de officiële Nederlandse feestdagen: Nieuwjaarsdag, Koningsdag, Bevrijdingsdag, Hemelvaartsdag, Pinksteren en beide kerstdagen. Op deze dagen zijn de meeste mensen vrij en hebben ze vaak al plannen met familie.
Religieuze feestdagen vragen extra aandacht. Pasen, Goede Vrijdag en Pinksteren beïnvloeden niet alleen christelijke medewerkers. Ook islamitische feestdagen zoals Eid al-Fitr en Eid al-Adha, joodse feestdagen zoals Rosh Hashanah en Yom Kippur zijn belangrijk. Check altijd de religieuze samenstelling van je doelgroep.
Schoolvakanties zijn verradelijk. De zomer-, kerst-, mei- en herfstvakanties betekenen dat veel ouders wegzijn of kinderopvang regelen. Vooral de eerste en laatste week van schoolvakanties zijn problematisch omdat veel gezinnen dan op reis gaan. Heb je vragen over de beste timing? Bekijk onze veelgestelde vragen voor meer praktische tips.
Vergeet internationale feestdagen niet als je internationale gasten hebt. Thanksgiving, 4 juli (VS), Duitse nationale feestdag – dit soort dagen kunnen je opkomst behoorlijk beïnvloeden. Ook grote sportevenementen zoals WK voetbal of Olympische Spelen trekken veel aandacht weg van je bedrijfsfeest.
Hoe ver van tevoren moet je een bedrijfsfeest plannen rond feestdagen?
Plan je bedrijfsfeest minimaal 6-8 maanden van tevoren als je rond feestdagen wilt organiseren. Voor grote evenementen of populaire locaties is 12 maanden niet overdreven. De beste locaties en leveranciers zijn snel uitverkocht tijdens gewilde periodes.
Voor kleinere bedrijfsfeesten (tot 100 gasten) kun je soms wegkomen met 3-4 maanden planning, maar reken op hogere kosten en beperktere keuze. Grote bedrijfsfestivals met honderden gasten vragen echt een jaar voorbereiding, vooral als je wilt profiteren van thematische mogelijkheden rond feestdagen.
Maak onderscheid tussen verschillende soorten evenementen. Een informele borrel kun je flexibeler inplannen dan een formeel gala. Voor outdoor evenementen moet je rekening houden met weersinvloeden – zomerfeesten zijn populair maar ook kwetsbaar voor slecht weer.
Stuur save-the-dates extra vroeg uit bij feestdagperiodes. Mensen plannen hun vrije tijd maanden van tevoren, vooral rond kerst en zomervakantie. Een save-the-date 4-6 maanden vooraf geeft je gasten de kans om jouw evenement prioriteit te geven boven andere sociale verplichtingen.
Denk ook aan je eigen planning. Leveranciers hebben rond feestdagen minder flexibiliteit voor last-minute wijzigingen. Alles moet eerder vastliggen dan normaal.
Kun je feestdagen juist slim gebruiken voor je bedrijfsfeest?
Absoluut! Feestdagen bieden fantastische mogelijkheden voor thematische bedrijfsfeesten die lang bijblijven. Een kerstthema creëert automatisch warmte en gezelligheid. Halloween-feesten zorgen voor speelse, creatieve sferen waar collega’s elkaar op een nieuwe manier ontmoeten.
Timing is alles. Organiseer je kerstfeest niet op 24 december, maar in de tweede week van december. Dan heb je de kerstsfeer zonder de stress. Voor zomerfeesten kies je begin juli in plaats van midden augustus wanneer half Nederland op vakantie is.
Internationale thema’s werken ook geweldig. Een Oktoberfest-thema in september, een Amerikaanse barbecue rond 4 juli, of een Dia de los Muertos-feest in november. Deze thema’s geven je bedrijfsfeest een unieke twist zonder te botsen met Nederlandse feestdagen.
Seizoenen bieden eindeloze inspiratie. Lente-evenementen met bloementhema’s, zomerfestivals met outdoor activiteiten, herfstfeesten met warme kleuren en comfort food, winterevenementen met hygge-sfeer. Bedrijfsfestivals kunnen zo volledig op maat worden gemaakt rond seizoensthema’s. Bekijk onze volledige diensten voor inspiratie over thematische evenementen.
Gebruik feestdagen ook strategisch voor teambuilding. Nieuwjaar is perfect voor events over goede voornemens en doelen. Sinterklaas kan je gebruiken voor een speels surprise-element tussen collega’s.
Wat doe je als je bedrijfsfeest samenvalt met een onverwachte feestdag?
Blijf kalm en evalueer de situatie. Soms valt een religieuze feestdag anders dan verwacht, of kondigt de regering een extra vrije dag af. Check eerst hoeveel van je gasten daadwerkelijk beïnvloed worden. Misschien kun je gewoon doorgaan met een iets kleinere groep.
Communicatie is nu alles. Stuur binnen 24 uur een duidelijke update naar alle gasten. Leg uit wat er gebeurt en welke opties er zijn. Geef mensen de keuze: doorgaan zoals gepland of een nieuwe datum prikken. Wees transparant over eventuele extra kosten.
Flexibiliteit van leveranciers is goud waard. Goede partners begrijpen dat dit soort situaties voorkomen en werken mee aan oplossingen. Sommige kosten kun je misschien doorschuiven naar een nieuwe datum. Andere moet je helaas afschrijven.
Overweeg een hybride oplossing. Organiseer een kleinere bijeenkomst voor wie wel kan komen, en stream delen ervan voor degenen die thuis zitten. Of splits je evenement: een klein fysiek deel en een groter online programma later.
Leer van de situatie. Bouw voor toekomstige evenementen altijd een buffer in je planning. Zorg voor flexibele contracten met leveranciers waar mogelijk. En houd een reservedatum achter de hand voor grote evenementen.
Het belangrijkste: zie het als een kans om je flexibiliteit en professionaliteit te tonen. Hoe je met deze uitdaging omgaat, bepaalt hoe mensen zich je bedrijfsfeest herinneren.
Hoe Dutch Standard Events helpt met bedrijfsfeest planning rond feestdagen
Planning rond feestdagen hoeft geen hoofdpijn te zijn. Dutch Standard Events biedt de complete oplossing voor bedrijfsfeesten die rekening houden met alle feestdagen en seizoenen:
• Strategische timing: Wij adviseren je over de beste data en helpen je feestdagen slim te vermijden of juist te benutten
• Vroege planning: Onze ervaren planners reserveren locaties en leveranciers tot 12 maanden vooruit
• Thematische expertise: Van kerstfeesten tot zomerfestivals – wij creëren unieke concepten die perfect aansluiten bij seizoenen
• Flexibele contracten: Onze leveranciersnetwerk biedt maximale flexibiliteit voor onverwachte wijzigingen
• Complete ontzorging: Van save-the-date tot nazorg – wij regelen alles zodat jij je kunt focussen op je gasten
Neem vandaag nog contact met ons op voor persoonlijk advies over de beste timing voor jouw bedrijfsfeest. Want een goed gepland bedrijfsfeest, op het juiste moment, creëert herinneringen die veel langer meegaan dan welke feestdag ook.