De vraag van de klant
Aroundtown vroeg ons om de heropening van de Coolse Poort aan de Coolsingel in Rotterdam te organiseren.
Het voormalige kantoorgebouw was volledig herontwikkeld tot een multifunctioneel pand met onder andere een hotel, sportschool en co-working spaces. Voor Aroundtown was deze herontwikkeling een flagship project dat laat zien wat er mogelijk is met bestaande, leegstaande kantoorpanden. Aan ons de opdracht om dat bijzondere moment op passende wijze te vieren en de vernieuwde Coolse Poort onder de aandacht te brengen.
Het evenement inhoudelijk
Voor de opening ontwikkelden we een visueel concept geïnspireerd op het gebouw zelf. De opvallende paarsrode gevel en spiegelende ramen vormden de basis voor het kleurenpalet en materiaalgebruik. Spiegelende elementen kwamen overal terug, van een grote etagère en DJ-booth tot een glimmende strik voor de entree, waarmee we de Coolse Poort letterlijk als een cadeau presenteerden.
Ook in de hospitality trokken we het verhaal door. Samen met onze cateringpartner ontwikkelden we een menu met verwijzingen naar de bijnaam van het pand, De Rode Croot, de stad Rotterdam en het internationale karakter van Aroundtown.
Het officiële openingsmoment vond plaats op de 15e verdieping. Samen met de wethouder telden de gasten, geheel in Rotterdamse stijl, van 0 naar 10. Op tien werd de Coolse Poort officieel geopend met spectaculaire special effects tegen de skyline van Rotterdam als decor. Gedurende de avond kregen gasten daarnaast de kans om de verschillende nieuwe functies van het pand te ontdekken.
De uitdaging
De 15e verdieping was tijdens de voorbereidingen nog onderdeel van de herontwikkeling en beschikte nauwelijks over faciliteiten. Extra stroom, techniek, inrichting en alle benodigdheden voor het evenement moesten daarom speciaal worden aangebracht. Tegelijkertijd gaf de volledig kale ruimte ons de vrijheid om vanaf nul een sfeervolle skylounge te creëren.
Ook logistiek vroeg de locatie om extra aandacht. Alle materialen moesten naar de 15e verdieping worden gebracht, terwijl de bouwwerkzaamheden in het pand volgens planning doorgingen. Door nauw af te stemmen met alle betrokken partijen en flexibel te schakelen, konden de bouw en onze productie naast elkaar plaatsvinden zonder vertraging op te lopen.
Toegevoegde waarde
Binnen het project kwamen verschillende belangen samen. We werkten met het internationale marketingteam van Aroundtown in Berlijn, de property manager in Rotterdam en de commerciële organisatie. Ieder team bracht eigen wensen en prioriteiten mee.
Onze toegevoegde waarde zat in het samenbrengen van al deze wensen tot één sterk totaalconcept en het volledig uit handen nemen van de productie. Van het uitnodigingstraject en creatieve concept tot catering, techniek, styling, hospitality en uiteindelijk zelfs de afvalverwerking: wij namen de verantwoordelijkheid voor het complete evenement.
De samenwerking
De samenwerking met Aroundtown kenmerkte zich door korte lijnen, wederzijdse flexibiliteit en veel vertrouwen. De combinatie van het lokale team in Rotterdam en de internationale opdrachtgever in Berlijn zorgde voor een interessante dynamiek.
Omdat het openingsevent voor Aroundtown een belangrijk en nieuw moment was, werkten we gedurende het traject nauw samen om alle verwachtingen goed op elkaar af te stemmen. Ondanks dat we een deel van het internationale team pas op de dag van het evenement voor het eerst live ontmoetten, verliep de samenwerking gedurende het hele traject prettig en soepel.
Het resultaat
Een kale verdieping midden in een bouwproject veranderde voor één avond in een sfeervolle skylounge met een spectaculair uitzicht over Rotterdam. Vanuit de Coolse Poort keken gasten uit over iconen als de Erasmusbrug en de Euromast, terwijl zij kennismaakten met het vernieuwde gebouw en de verschillende functies ervan.
Met een sterk visueel concept, hospitality op maat en een spectaculaire openingshandeling kreeg het flagship project van Aroundtown de opening die daarbij paste. Het contrast met de nog onafgewerkte verdieping eronder maakte de transformatie extra zichtbaar. Het resultaat was een bijzondere avond waar zowel Aroundtown als de aanwezige gasten met veel enthousiasme op terugkeken.
Let’s get the
party started!
Op zoek naar een creatief evenementenbureau voor je zakelijke evenementen of feesten? Boek een kennismaking, stuur een mail of bel ons.