Het uitnodigingstraject van je evenement: de beleving start meteen

Bij het organiseren van een evenement begint de ervaring van je gasten al bij het allereerste contact, de save the date of uitnodiging. De manier waarop je uitnodigt, heeft een enorme invloed op de opkomst en de sfeer op het event zelf. Een goed uitnodigingstraject van het evenement bepaalt in grote mate het succes van een evenement. Bij Dutch Standard zien we dat een persoonlijke aanpak en een goed doordacht uitnodigingsproces echt het verschil maken. In deze blogpost delen we onze inzichten over hoe je het uitnodigingstraject vormgeeft. Want zoals we graag zeggen: de beleving begint al bij het eerste contactmoment.

Timing en frequentie

Het ideale moment om een uitnodiging te versturen hangt natuurlijk af van de aard en omvang van je evenement. Voor zakelijke bijeenkomsten is het slim om al drie tot viermaanden van tevoren een save the date te versturen. Mensen hebben tegenwoordig meerdere contactmomenten nodig voordat ze actie ondernemen, er zij zo ontzettend veel afleidingen, uitnodigingen en things to do! Zelfs bij een save the date moet je er niet vanuit gaan dat de datum meteen vastgelegd is in hun agenda. Nee, het vergt echt wel meerdere benaderingen om ervoor te zorgen dat ze het event inplannen en er daadwerkelijk bij kunnen zijn. 

“Hoe eerder je start, hoe groter de kans dat mensen tijd vrijmaken voor jouw evenement.”

Denk dus niet: “oh, hier zit niemand op te wachten, het event is nog zó ver weg”. Uit ervaring weten we dat vroeg communiceren juist helpt om meer mensen aan boord te krijgen.

Gedoseerd zonder te pushen

Een goed uitnodigingstraject van je evenement is niet zomaar een paar e-mails versturen. Vergelijk het met je eigen verjaardag: hoe eerder je mensen uitnodigt, hoe meer kans dat ze erbij zijn. We adviseren om minimaal de volgende stappen te volgen:

1. Start met een aansprekende en vooral duidelijke save the date.
2. Verstuur een officiële uitnodiging met een deel van het programma; het bekende tipje van de sluier.
3. Verstuur vervolgens het volledige programma.
4. Stuur een laatste herinnering een week voor het event.

Is iemand al vroeg aangemeld? Dan hoef je diegene natuurlijk niet verder te benaderen met een extra uitnodiging of aan te dringen met herinneringen. Pas de frequentie van je communicatie aan op basis van hun reactie. En vergeet niet om mensen een makkelijke manier te geven om af te zeggen als ze niet kunnen komen – dat voorkomt onnodige follow-up e-mails. We willen het beiden: makkelijk kunnen aanmelden, maar evengoed geen hassle om jezelf af te melden. 

Make it personal! 

Een persoonlijke benadering maakt écht het verschil! Een mooi opgemaakte e-mail of zelfs een fysieke uitnodiging heeft meer impact dan zomaar een standaardbericht. Zo’n bericht verdwijnt met gemak onderaan in de nieuwsbrievenfile van ieder inbox. Mensen waarderen persoonlijke aandacht, ook bij zakelijke evenementen. En hoe meer moeite je doet, hoe groter de kans dat ze komen.

Bij interne evenementen, zoals een bedrijfsfeest of bijeenkomst, kun je bijvoorbeeld kiezen voor een persoonlijke boodschap van de directeur. Dit maakt de uitnodiging veel krachtiger dan een algemene e-mail. Extern werkt dit net zo. Zelfs als je een goede werkrelatie hebt met je gasten, zorgt een extra persoonlijk tintje  – bijvoorbeeld door de uitnodiging via een directe contactpersoon te laten versturen – voor meer betrokkenheid.

Digitale uitnodigingen versus een fysieke touch

Digitale communicatie is tegenwoordig de standaard, maar onderschat de kracht van een fysiek element niet. We hebben bij Dutch Standard gemerkt dat een fysiek element, zoals een badge of een uitnodigingskaartje, enorm gewaardeerd wordt. We stuurden voor een groot evenement badges naar de deelnemers die zich hadden aangemeld en konden duidelijk zien dat de opkomstpercentage groter was dan bij eerdere evenementen van die organisatie. Het geeft mensen iets tastbaars dat hen herinnert aan het evenement, elke keer dat ze het zien. Plus dat het gewoon heel leuk is om op die manier mensen warm te maken. Net als vroeger; als je een fysiek concertkaartje in je hand had, zag je het ook drie keer per dag en kreeg je er nóg meer zin in. Als je dat gevoel als organisator kunt benaderen, verhoog je de kans op een grotere opkomst. 

Een uitnodigingstraject voor je evenement dat zowel fysieke als digitale middelen inzet, werkt vaak het beste. Denk bijvoorbeeld aan: een mooie uitnodigingskaart per post, gevolgd door een bevestiging en praktische details via e-mail. Of een telefoontje voor een persoonlijke uitnodiging, waarna ze meer informatie digitaal ontvangen. Dit zorgt ervoor dat gasten zich speciaal voelen en meer betrokken zijn bij je evenement.

Vormgeving en ontwerp: je uitnodiging als visitekaartje

De uitnodiging is vaak het eerste dat je gasten van je evenement zien. Het moet dus meteen indruk maken, je gaat voor het WOW-effect. Zorg voor een uitnodiging die past bij de uitstraling van je evenement én van je merk. Een strak ontwerp met je eigen huisstijl en heldere informatie over tijd, locatie en het programma helpt om de verwachtingen direct goed te zetten.

Zorg ervoor dat elke uitnodiging – zowel digitaal als fysiek – een consistente look & feel heeft. Denk daarbij bijvoorbeeld aan:

1. Kleurgebruik en typografie: Zorg ervoor dat de stijl van de uitnodiging aansluit bij de branding van het evenement.
2. RSVP-opties: Maak het gasten makkelijk om zich aan te melden of af te melden.
3. Layout: Houd de informatie overzichtelijk en zorg dat de belangrijkste details meteen opvallen.
4. Een mooi ontworpen uitnodiging is niet alleen een praktisch middel, maar ook een marketingtool die helpt om de opkomst te verhogen.

Gebruik meerdere communicatiekanalen

Hoe meer touch points je creëert, hoe sterker de beleving. Het is dan wel belangrijk dat de communicatie via verschillende kanalen consistent is, zowel qua tone of voice als qua ontwerp. Van de eerste e-mail en telefoontjes tot social media-uitingen en fysieke post: zorg dat alles in lijn is met de branding van je evenement voor herkenning. 

Een telefoontje kent natuurlijk geen branding, maar de uitnodigingen zelf moeten wel jouw huisstijl en toon reflecteren. Alle contactmomenten moeten leiden naar een duidelijke en goed ontworpen digitale plek, zoals een speciaal evenementplatform of website. Zo creëer je een consistente en geïntegreerde beleving, zowel online als offline.

Hoe meet je het succes van je uitnodigingstraject van een evenement?

Daar zijn verschillende manieren voor te bedenken. Zo valt het succes bijvoorbeeld te meten aan de hand van statistieken zoals de open rates van e-mails, het aantal aanmeldingen en natuurlijk de daadwerkelijke opkomst. Daarnaast is A/B-testen een handige manier om te ontdekken welke uitnodigingen het meest effectief zijn. Door te variëren met opmaak, timing of het medium, kun je goed zien wat het beste werkt voor jouw doelgroep.

Bij Dutch Standard weten we hoe belangrijk het is om je gasten vanaf het eerste contactmoment te betrekken. Een goed uitgedacht uitnodigingstraject is de eerste stap naar een succesvol evenement.