Event Tips & Tricks

The invitation process of your event: the experience starts right away

When hosting an event, your guests’ experience begins with the very first contact, the save the date or invitation. The way you invite has a huge impact on the attendance and atmosphere at the event itself. A good event invitation process largely determines the success of an event. At Dutch Standard, we see that a personalized approach and a well thought-out invitation process really make the difference. In this blog post, we share our insights on how to shape the invitation process. Because as we like to say: the experience starts with the first contact moment.

Timing and frequency

Of course, the ideal time to send out an invitation depends on the nature and scope of your event. For business meetings, it is smart to send an save the date to send. People today need multiple moments of contact before they take action, there are so many distractions, invitations and things to do! Even at a save the date you shouldn’t assume that the date is immediately set in their calendar. No, it really does take several approaches to make sure they schedule the event and can actually attend.

“The earlier you start, the more likely people will make time for your event.”

So don’t think, “oh, no one is waiting for this, the event is still so far away,” we know from experience that communicating early actually helps get more people on board.

Dosed without pushing

A good invitation process of your event is not just sending a few emails. Compare it to your own birthday: the earlier you invite people, the more likely they are to attend. At a minimum, we recommend following the following steps:

Start with an appealing and, most importantly, clear save the date.
Send an official invitation with part of the program; the familiar tip of the hat.
Then send the complete program.
Send a final reminder one week before the event.

Is someone already signed up early? Then, of course, you don’t need to approach them further with an additional invitation or insist with reminders. Adjust the frequency of your communication based on their response. And don’t forget to give people an easy way to cancel if they can’t come – that avoids unnecessary follow-up emails. We want it both ways: easy to sign up, but equally no hassle to unsubscribe yourself.

Make it personal!

A personal approach really makes a difference! A nicely formatted e-mail or even a physical invitation has more impact than just a standard message. Such a message easily disappears at the bottom of every inbox’s newsletter file. People appreciate personal attention, even at business events. And the more effort you make, the more likely they are to come.

For internal events, such as a company party or meeting, for example, you can opt for a personal message from the director. This makes the invitation much more powerful than a general e-mail. Externally, this works the same way. Even if you have a good working relationship with your guests, an extra personal touch – for example, by having the invitation sent through a direct contact – creates more engagement.

Digital invitations versus a physical touch

Digital communication is the standard these days, but don’t underestimate the power of a physical element. We have found at Dutch Standard that a physical element, such as a badge or invitation card, is greatly appreciated. We sent out badges for a large event to attendees who had registered and could clearly see that the attendance rate was higher than at that organization’s previous events. It gives people something tangible that reminds them of the event every time they see it. Plus it’s just a lot of fun to get people excited that way. Just like in the old days; if you had a physical concert ticket in your hand, you also saw it three times a day and got even more excited about it. If you can approach that feeling as an organizer, you increase the chances of a bigger turnout.

An invitation process for your event that employs both physical and digital means often works best. For example: a nice invitation card in the mail, followed by a confirmation and practical details via email. Or a phone call for a personal invitation, after which they receive more information digitally. This makes guests feel special and more involved in your event.

Shaping and design: your invitation as a business card

The invitation is often the first thing your guests see of your event. So it should make an immediate impression; you’re going for the WOW effect. Make sure the invitation matches the look and feel of your event and your brand. A clean design with your own corporate identity and clear information about time, location and program helps to set expectations right from the start.

Make sure every invitation – both digital and physical – has a consistent look and feel. Consider, for example:

Color usage and typography: Make sure the style of the invitation matches the branding of the event.
RSVP Options: Make it easy for guests to sign in or out.
Layout: Keep the information organized and make sure the most important details stand out right away.
A beautifully designed invitation is not only a practical tool, but also a marketing tool that helps increase attendance.

Use multiple communication channels

The more touch points you create, the stronger the experience. It is important then that communication across channels is consistent, both in terms of tone of voice as well as in terms of design. From initial emails and phone calls to social media statements and physical mail, make sure everything is in line with your event’s branding for recognition.

A phone call obviously has no branding, but the invitations themselves should reflect your branding and tone. All contact moments should lead to a clear and well-designed digital place, such as a dedicated event platform or website. This is how you create a consistent and integrated experience, both online and offline.

How do you measure the success of your event invitation process?

There are several ways to do this. For example, success can be measured by statistics such as the open rates of emails, the number of sign-ups and, of course, actual attendance. In addition, A/B testing is a useful way to discover which invitations are most effective. By varying formatting, timing or the medium, you can easily see what works best for your target audience.

At Dutch Standard, we know how important it is to engage your guests from the first moment of contact. A well thought out invitation process is the first step to a successful event.

Dutch Standard

    
 
 
       
   Mandy van Dasler 
 32 days ago
 
 
   Trustindex verifieert dat de oorspronkelijke bron van de recensie Google is. Samenwerken met DSE voelt als een verlengstuk van je eigen team. Voor een belangrijke mijlpaalviering van ons bedrijf begrepen ze na slechts één briefing al wie we waren en wat we nodig hadden. In tegenstelling tot veel bureaus die een 'groot idee' presenteren dat uiteindelijk vrij standaard aanvoelt, denkt DSE echt met je mee. Ze vertalen je doelstellingen naar creatieve, originele concepten die passen bij je organisatie en je evenement naar een hoger niveau tillen. Hun vermogen om creativiteit te combineren met een vlekkeloze uitvoering bespaarde ons aanzienlijk veel tijd en moeite, terwijl ze tegelijkertijd een uniek en authentiek evenement leverden. We zullen zeker met DSE blijven samenwerken en bevelen hen van harte aan bij iedereen die op zoek is naar een proactieve, creatieve en betrouwbare evenementenpartner.

(Vertaald door Google, zie origineel)
  
  Geplaatst op Google  
 
 
 
      
   Sanne Hak 
 32 days ago
 
 
   Trustindex verifieert dat de oorspronkelijke bron van de recensie Google is. Wij kijken met veel plezier terug op de samenwerking met Dutch Standard Events bij de organisatie van ons personeelsfeest. Het was een groot succes en dat is mede te danken aan hun betrokkenheid, professionaliteit en flexibiliteit. In de aanloop naar het event was de samenwerking erg prettig en duidelijk. De lijnen waren kort, er werd goed geluisterd naar onze specifieke wensen en er was altijd ruimte om mee te denken. Vlak voor het evenement kregen we te maken met flinke uitdagingen door code rood en de hittegolf in Nederland. Ook daar wist Dutch Standard Events heel hands-on mee om te gaan. Ze schakelden snel, kwamen direct met passende oplossingen en zorgden ervoor dat we ons geen onnodige zorgen hoefden te maken. We zijn dan ook ontzettend tevreden over de samenwerking en het eindresultaat. Een professionele en betrokken partner die echt met je meedenkt en ook onder uitdagende omstandigheden het hoofd koel houdt. Absoluut een aanrader! Manager Client Events - De Brauw Blackstone
  
  Geplaatst op Google  
 
 
 
      
   Meinders Catering 
 95 days ago
 
 
   Trustindex verifieert dat de oorspronkelijke bron van de recensie Google is. Voor ons 35-jarig jubileum wilden wij een feest organiseren dat aansloot bij wie wij zijn als bedrijf. Een jaar lang hebben we samen met Dutch Standard Events naar dit moment toegewerkt en vanaf het eerste gesprek was de klik en vertrouwen er meteen. Gedurende het hele traject werd er niet alleen goed geluisterd naar onze wensen, maar kregen we ook deskundig advies op de punten waar wij zelf minder ervaring mee hadden. Dutch Standard Events dacht actief en creatief met ons mee, stuurde waar nodig bij en de communicatie was altijd duidelijk en snel. De volledige ontzorging gaf ons de rust om echt naar het evenement toe te leven. Eind mei was het dan zover: ons jubileumfeest bij Strandzuid. Het resultaat was een geweldig aangekleed evenement, helemaal in onze eigen kleuren en branding. Alles klopte en straalde daadwerkelijk uit waar wij als bedrijf voor staan. We krijgen nog steeds complimenten van alle genodigden. De dag zelf begon op een zomerse dag met een flinke regenbui, wat uiteindelijk juist voor de nodige verkoeling zorgde. Hoewel het weer even onzeker leek, hadden wij alle vertrouwen in de expertise van Dutch Standard Events. Dat vertrouwen werd volledig waargemaakt; alles verliep soepel en professioneel. Wij hebben samen met collega's, klanten en relaties enorm genoten van een onvergetelijke viering van ons 35-jarig bestaan. Wij kijken met veel plezier terug op de samenwerking en raden Dutch Standard Events van harte aan aan iedereen die op zoek is naar een professioneel, betrokken en creatief evenementenbureau voor een groot event.
  
  Geplaatst op Google  
 
 
 
      
   Eva 
 188 days ago
 
 
   Trustindex verifieert dat de oorspronkelijke bron van de recensie Google is. Dutch Standard Events heeft een fantastisch feest voor ons georganiseerd. In de periode naar het feest toe bewogen ze goed mee met onze wensen en kwamen met goede ideeën en aanvullingen. Het feest zelf heeft onze verwachtingen overtroffen!
  
  Geplaatst op Google  
 
 
 
      
   niels riezebos 
 188 days ago
 
 
   Trustindex verifieert dat de oorspronkelijke bron van de recensie Google is. DSE heeft een knaller van een feest neergezet voor GVB. Fijne samenwerking gehad met het team en is zeker aan aan te raden!
  
  Geplaatst op Google  
 
 
 
      
   Ilse Plantenga 
 189 days ago
 
 
   Trustindex verifieert dat de oorspronkelijke bron van de recensie Google is. Samen met Dutch Standard Events hebben we een fantastisch tweedaags bedrijfsfeest neergezet. Alles was tot in detail geregeld en de samenwerking verliep heel prettig. Een feest waar intern nog lang over gesproken wordt.
  
  Geplaatst op Google  
 
 
 
      
   Domenique X 
 194 days ago
 
 
   Trustindex verifieert dat de oorspronkelijke bron van de recensie Google is. Namens CTP kijken wij terug op een indrukwekkend event tijdens SAIL 2025, alle credits naar Bardo en zijn team. Op onze flagship CTPark Amsterdam City hebben jullie laten zien wat er mogelijk is. Wij hebben het uitzicht, jullie hebben de rest gebracht. Wat begon als “iets met SAIL” is vertaald naar een bijzonder en stijlvol relatie event. Een ogenschijnlijk kale kade werd omgetoverd tot een warme setting met direct zicht op de spectaculaire SAIL In Parade. Alles klopte, van sfeer en inrichting tot logistiek en gastbeleving. De organisatie was strak en professioneel en tegelijkertijd zeer prettig in de samenwerking. Er werd echt meegedacht, snel geschakeld en volledig ontzorgd. De ervaring en creativiteit waren in alles merkbaar. De reacties van onze gasten waren unaniem enthousiast en dat zegt alles. Absoluut een partij die wij aanraden als je een event wilt neerzetten dat zowel inhoudelijk sterk als onvergetelijk is.
  
  Geplaatst op Google  
 
 
 
      
   hugo smits 
 419 days ago
 
 
   Trustindex verifieert dat de oorspronkelijke bron van de recensie Google is. We schreven een pitch voor een teamdag. We zochten een dag met teambuildingactiviteit, feest in de avond, accommodatie en logistiek voor ongeveer 250 personen. Dutch Standard Events presenteerde een heel mooi en compleet programma. We waren overdonderd. Ze begrepen precies wat er nodig was. Bardo en het team zijn prettig om mee samen te werken, wat resulteerde in een geweldige dag en avond waar iedereen zich verbonden voelde. Ik kan Dutch Standard Events iedereen aanbevelen 😊

(Vertaald door Google, zie origineel)
  
  Geplaatst op Google  
 
 
 
      
   Kathy van der Wijden 
 494 days ago
 
 
   Trustindex verifieert dat de oorspronkelijke bron van de recensie Google is. Evenementenbureau Dutch Standard Events heeft ons vanaf de eerste pitch volledig begrepen en ontzorgd. We waren op zoek naar een partner die ons kon helpen bij het organiseren van een gezellig, maar ook informatief event. Waarbij de bezoekers niet alleen plezier hebben, maar ook iets opsteken van een nieuw loyaltyprogramma dat werd gelanceerd. Bardo, Chiara en het team zijn hele fijne mensen om mee samen te werken en dat moet ook wel als je (in ons geval) bijna 1 jaar met elkaar optrekt. Ze zijn creatief, oplossingsgericht, goed bereikbaar en denken echt met je mee. Het resultaat? Een fantastische dag waar meer dan 450 collega’s uit het hele land samenkwamen en ook nog eens iets leerde, zonder dat het zo voelde. Het was een feestje om met jullie te werken. Ik zou willen zeggen tegen andere bedrijven: Let’s go to Dutch Standard 🤩
  
  Geplaatst op Google  
 
 
 
      
   Victor Garcia Parra 
 559 days ago
 
 
   Trustindex verifieert dat de oorspronkelijke bron van de recensie Google is. We hebben een geweldige ervaring gehad met Dutch Standard Events, het beste Amsterdamse evenementenbureau dat we hadden kunnen kiezen voor onze jubileumconferentie. Van begin tot eind was de verhouding personeel-gasten optimaal en het team behandelde elk detail met professionaliteit en creativiteit, waardoor ons bedrijfsevenement soepel verliep. Ze brachten de formele aspecten van de conferentie perfect in evenwicht met een levendig en boeiend feestelijk evenement in de avond, terwijl ze tegemoetkwamen aan onze speciale verzoeken. Het hele team deed er alles aan om een onvergetelijke bedrijfsconferentie en feest te creëren waar onze gasten van over de hele wereld nog steeds over praten. We raden ze ten zeerste aan voor elke zakelijke of feestelijke gelegenheid!

(Vertaald door Google, zie origineel)
  
  Geplaatst op Google  
 
 
 
 
  
 
 
  Google waardering: 4.9 van 5, 
gebaseerd op 42 recensies