De vraag van de klant
Van Domburg Partners klopte in eerste instantie bij Dutch Standard aan met een relatief concrete vraag: ondersteuning bij de aankleding van hun jaarlijkse event Tech Benelux.
Ze zochten een partij die het gekozen thema kon doorvertalen naar decoratie en sfeer op de locatie.
Tijdens de kennismaking bleek al snel dat er meer behoefte was dan alleen aankleding. Van catering en techniek tot het aanvullen van het entertainmentprogramma: vanuit een kleine vraag groeide de wens om het event als geheel naar een hoger niveau te tillen. Tech Benelux moest niet alleen goed georganiseerd zijn, maar ook meer impact maken.
Het evenement inhoudelijk
Tech Benelux is een jaarlijkse in-house beurs bij Van Domburg Partners. Als reseller van schermen in uiteenlopende formaten en toepassingen brengen zij hier leveranciers en klanten samen. Bezoekers krijgen de kans om direct bij leveranciers nieuwe producten te ontdekken, terwijl Van Domburg Partners hun rol als verbindende schakel versterkt.
De beurs vindt plaats op de eigen locatie, waarbij ook het magazijn onderdeel wordt van het event. Elk jaar staat Tech Benelux in het teken van een thema. Dit keer was dat ‘de ruimte’. Het programma bestond uit een combinatie van beursvloer, lezingen en netwerken. Hoogtepunt was een inspirerende keynote van astronaut André Kuipers, die vanuit zijn eigen ervaringen een uniek perspectief bood.
De sfeer was ongedwongen, met volop ruimte voor ontmoeting, kennisdeling en het versterken van relaties met partners, leveranciers en klanten.
De uitdaging
De grootste uitdaging lag in het feit dat dit de eerste keer was dat Van Domburg Partners samenwerkte met een externe eventpartner. Het interne team was nog zoekende in waar ze precies ondersteuning bij nodig hadden en hoe die samenwerking eruit moest zien.
Daarnaast waren er tijdens het traject leveranciers die niet volledig konden leveren wat nodig was. Dat zorgde af en toe voor onzekerheid. Door open te communiceren, verwachtingen uit te spreken en samen te zoeken naar oplossingen, wist het team deze uitdagingen om te buigen naar een sterk eindresultaat.
Toegevoegde waarde
Onze toegevoegde waarde zat in meerdere lagen. Allereerst in het creatieve doorvertalen van het ruimtethema. Dankzij ons uitgebreide netwerk konden we bijzondere materialen uit binnen- en buitenland inzetten: van grote opblaasbare planeten in het atrium tot originele NASA-pakken en items die daadwerkelijk in de ruimte zijn geweest.
Die mix zorgde ervoor dat het thema overal voelbaar was en de beurs echt een beleving werd. Daarnaast namen we een groot deel van de organisatie uit handen. Van Domburg Partners kon zich volledig richten op hun gasten en inhoud, terwijl wij zorgden voor de uitvoering.
De samenwerking
De samenwerking was in het begin even zoeken, maar groeide al snel uit tot een fijne en open samenwerking. Door samen te ontdekken wat wel en niet uitbesteed werd, ontstond een werkvorm die voor beide partijen prettig was.
Het vertrouwen groeide gedurende het traject en legde de basis voor meer. Zo sterk zelfs, dat direct werd besloten om het jaar erop opnieuw samen te werken, dit keer op een externe locatie.
Het resultaat
Tech Benelux werd een zeer succesvolle editie. Het evenement trok meer bezoekers dan in voorgaande jaren en kreeg veel enthousiaste reacties, niet alleen van bezoekers maar ook van leveranciers. Velen gaven direct aan er volgend jaar weer bij te willen zijn.
Samen met Van Domburg Partners werd een beurs neergezet die de stap naar groei mogelijk maakte. Tech Benelux staat steviger op de kaart en is klaar voor een volgende fase, met meer ruimte, meer impact en nog meer beleving.
Let’s get the
party started!
Op zoek naar een creatief evenementenbureau voor je zakelijke evenementen of feesten? Boek een kennismaking, stuur een mail of bel ons.