Evenementenlocatie kiezen, zo doe je dat!

De juiste evenementenlocatie kiezen is niet zomaar geregeld. Die bestemming is een bepalend onderdeel voor de atmosfeer van jouw bijeenkomst, feest of evenement. En dus voor de ervaring van jouw gasten. De evenementenlocatie is niet alleen een fysieke ruimte, het gaat ook om de bereikbaarheid, toegankelijkheid, de uitstraling en de voorzieningen. In deze blogpost delen we onze beste tips en inzichten om je te helpen bij het kiezen van een evenementenlocatie.

Bereikbaarheid en toegankelijkheid

First things first. Geen event zonder deelnemers. Dus voordat we na gaan denken over een locatie, brengen we natuurlijk eerst de doelgroep in kaart. Wij adviseren je om de herkomst en vervoerswijze van de genodigden goed te achterhalen. Zijn ze lokaal of internationaal? Voor internationale gasten is een locatie nabij een luchthaven ideaal. Maar ook voor lokale deelnemers is het slim om te kiezen voor een plek dicht bij kantoorlocaties.

Vergeet niet dat we bij het kiezen van een evenementenlocatie ook allemaal een verantwoordelijkheid hebben voor het milieu. Je kunt het gebruik van openbaar vervoer bijvoorbeeld stimuleren door een locatie te kiezen die hier goed op aansluit. Lees ook onze blogpost over duurzame evenementen organiseren. 

Hier zijn een paar punten om in gedachten te houden:

1. Herkomst van de gasten: hoe komen ze op de locatie?
2. Openbaar vervoer: is de locatie makkelijk bereikbaar met de trein of bus, per fiets of te voet? Dit kan ook bijdragen aan je milieuvriendelijke imago!
3. Regel een evenementenlocatie in de buurt van een vluchthaven wanneer het event voor buitenlandse gasten is. 
4. Parkeergelegenheid: is er voldoende (het liefst gratis) plek voor diegenen die met de auto komen?
5. Georganiseerd vervoer: denk ook aan shuttles of bussen voor interne evenementen. Je slaat daarmee twee vliegen in één klap: deelnemers hoeven niet zelf te rijden en komen veilig weer thuis én de sfeer zit er al goed in, nog voordat het feest écht begonnen is. 

Capaciteit en ruimte indeling

Bij het kiezen van een evenementenlocatie is het cruciaal om exact te weten hoeveel ruimte je nodig hebt. Raden is nooit een goed idee! Dus doe geen aannames, maar zorg dat je een plattegrond op schaal krijgt en teken alle onderdelen van het evenement in. Het podium, de stoelen, tafels, de cateringopstelling, álles. Er zijn vuistregels voor hoeveel ruimte je per persoon nodig hebt, afhankelijk van de setting. Mensen die zitten hebben bijvoorbeeld meer ruimte nodig dan mensen die staan. Bij een walking dinner heb je weer meer ruimte nodig voor hetzelfde aantal mensen dan bij een feestje. Los van deze ‘meten is weten-strategie’, is het ook een kwestie van wat je wilt bereiken. Zo zou je tijdens een kort ontvangst bijvoorbeeld gebruik kunnen maken van een kleinere ruimte zodat er wat excitement ontstaat; het gevoel van ‘we’re in this together’. Daarna kunnen de genodigden naar een grotere zaal voor het vervolg van het programma. Kortom: je kunt best een beetje spelen met ruimtes om het evenement vorm en een bepaalde dynamiek te geven. Als het maar altijd een functionele en logische indeling heeft voor een soepele doorloop tijdens het evenement. Dat is, niet in de laatste plaats, ook belangrijk ten aanzien van crowd management en de veiligheid. 

Voorzieningen en faciliteiten

Die zijn overal anders, en dat is maar goed ook! De basis is vrijwel hetzelfde; een locatie heeft een dak (tenzij het buiten is), en er is water (of op z’n minst aansluiting). Verder is elk evenement is uniek en vraagt het om specifieke voorzieningen. De locatie bepaalt dus niet wat er nodig is, dat doet het evenement. Je kijkt eerst naar wat voor type evenement het is, wat daar voor nodig is, en welke locatie daar qua sfeer en voorzieningen het beste bij past. 

Wij werken graag en vaak samen met onze vaste partners voor services en faciliteiten als catering en techniek, maar soms heeft een locatie eigen leveranciers. Als dat zo is, gaan we met hen in gesprek en nemen we extra begeleiding mee vanuit ons team voor specifieke expertise.

Van zwarte doos of kerk tot circustent of theater

Als je een gala organiseert, zoek je een locatie met grandeur, zoals een theater of een kerk. Iets klassieks. Voor een tof personeelsfeest voor een jonge doelgroep kijk je eerder naar een locatie die je kunt omtoveren tot een festivalterrein of een nachtclubachtige sfeer, met veel gebruik van technologie. De locatie bepaalt dus veel, maar – gelukkig – niet alles. We zijn in bijna alle gevallen in staat magie te creëren, maar we moeten ook eerlijk zijn: in een neutrale ruimte kun je heel veel verschillende sferen creëren, maar een locatie met een sterk eigen karakter is moeilijker om te vormen. Je kunt een zwarte doos omtoveren tot een circustent, maar van een circustent een klassieke gala setting maken is uitdagender. Het kan ook zijn dat jouw concept vraagt om een heel specifieke sfeer of setting, zoals een ronde ruimte. Dan is dat leidend in de keuze van de locatie en komen we niet aan met een vierkante venue. 

De sfeer van een locatie heeft een enorme impact op de algehele ervaring van je deelnemers. Wij adviseren je om een plek te kiezen die van nature past bij de uitstraling die je wilt creëren. Zin om te sparren over jouw volgende event? Wij denken graag mee! 

Wat kost zo’n locatie eigenlijk?

Uit ervaring kunnen we zeggen dat 99% van de evenementenlocaties in Nederland hun prijzen helder communiceren. Dan hebben we het over deze standaard posten:

1. Huur van de locatie
2. Personeelskosten
3. Schoonmaakkosten
4. Afvalverwerking
5. Eventuele extra voorzieningen en faciliteiten (decor, extra toiletten, techniek, etc.)

Verborgen kosten zijn er zelden, maar, en daar komt ‘ie: realiseer je wel dat alles wat jij extra of anders wilt invloed heeft op de prijs! Verander je along the way de opstelling, of wil je dat de walking dinner toch een seated dinner moet zijn, kan dat meer kosten. Ook als het evenement tóch nog een uurtje langer mag doorgaan, zal dat betaald moeten worden. Daarom spreken wij alle wensen heel goed door met onze opdrachtgevers, weten we precies wat zij willen, binnen welk budget dat moet passen en maken we op basis daarvan een realistisch overzicht van de kosten. Geen verrassingen!