Unique blog posts

What does a corporate party cost per person?

A company party costs, on average, between €175 and €500 per person, depending on the type of event, venue, and services you choose. Simple cocktail parties start at around €55 per person, while elaborate staff retreats or galas can cost up to €450 or more. The biggest cost factors are catering, the venue, and entertainment. In this article, we’ll answer all your questions about budgeting for your company party.

What determines the cost of a corporate party per person?

The cost of your corporate party is determined by five main factors: location, catering, entertainment, duration and group size. These elements each have a direct impact on your budget per person.

Location is often the biggest expense. A hotel or conference center costs more than a private business building or community center. In Amsterdam and other large cities, you pay an average of 20-30% more than in smaller towns. The day of the week also matters: Fridays and Saturdays are more expensive than weekdays.

Catering prices vary widely. A simple reception with bitterballen and drinks costs around €25–35 per person. A multi-course dinner can cost up to €125–185 per person. Food stations and standing receptions fall somewhere in between, at around €45–60 per person.

Entertainment and activities also affect your budget. A DJ costs differently than a live band. Team-building activities, a photo booth, or other interactive elements are added to the base price. Expect to pay an additional €30–50 per person for entertainment.

The number of guests comes into play because of economies of scale. Larger groups often get better rates per person for venue and catering. Groups under 50 usually pay more per person than groups over 100.

How can you smartly reduce the cost of your corporate party?

You can save 20–30% by making smart choices without compromising on quality. Choose off-peak times, alternative locations, and flexible catering options.

Timing is everything when it comes to your budget. Events on Tuesday, Wednesday, or Thursday cost less than weekend events. You’ll also get better rates outside of the peak season (July and August or February–April). Lunch events are cheaper than dinner events.

Location choices make a lot of difference. Your own business premises are free, but have limitations. Neighborhood centers and sports clubs are affordable alternatives. Also look at hotels outside downtown or industrial sites that you can transform.

In catering, you can make smart savings with buffets instead of serving, food trucks instead of traditional catering, or a mix of purchased and homemade items. Beverage packages are often more economical than consumption.

Grab group benefits by having several departments celebrate together or combining your event with other companies. Suppliers offer discounts for larger quantities.

Distinguish between must-haves and nice-to-haves. Good catering and atmosphere are important, but expensive decoration or exclusive venues are often not necessary for a successful event.

What hidden costs should you notice in corporate parties?

Hidden costs can increase your budget by 15-25%. Consider service charges, VAT, overtime costs, transportation, decoration construction and insurance that are often not included in initial quotes.

Service charges are often in addition to the catering price. Many vendors charge a 10-15% service fee for service and handling. This is sometimes printed small in quotations.

VAT is not always clearly communicated. All prices exclude 21% VAT unless otherwise stated. This can increase your budget considerably if you don’t count on it.

Extra hours cost money. If your event goes off schedule, you’ll pay overtime for staff, venue and vendors. Expect a 25-50% surcharge for extra hours beyond the agreed upon time.

Transportation is often forgotten. Parking costs for guests, shuttle services or public transit fees can add up. In city centers, parking is expensive and scarce.

Decoration set-up and take-down cost extra time and money. Vendors often charge separate fees for setting up and taking down decorations, sound equipment and other materials.

Insurance is sometimes required. For large events or specific locations, you need event insurance. Cancellation insurance may also be wise for expensive events. Do you have questions about insurance or other practical matters? Then check out our FAQ for more information.

How do you create a realistic budget for your staff party?

You create a realistic budget by setting goals, setting priorities and mapping out all expenses. Start with your overall budget and work down per person, with 10-15% buffer for unexpected expenses.

Start with your goals. Do you want team building, to show appreciation or just socializing? This will determine the type of event and associated costs. A team-building event has different priorities than a thank-you reception.

Set priorities. What is important to your team? Great food, beautiful venue, fun activities or just time together? Divide your budget according to these priorities: 40% for catering, 30% for location, 20% for entertainment and 10% for extras.

Map all cost items: venue, catering, drinks, entertainment, decoration, transportation, service charges and VAT. Create a spreadsheet with all items and get multiple quotes.

Compare quotes thoroughly. Look not only at the total price, but also at what is and is not included. Always ask for prices including VAT and service charges.

Build in a 10-15% buffer for unexpected expenses. Events always run a little differently than planned. This buffer prevents budget overruns and stress during organization.

Plan your budget in stages. First reserve location and catering (largest expense items), then entertainment and decor. This way you maintain an overview and prevent small expenses from eating into your budget.

How Dutch Standard Events helps with budget planning for your corporate party

Hosting a corporate event requires careful budget planning, but with the right approach, you can create an unforgettable event within your budget. Dutch Standard Events is happy to help you realize corporate events that perfectly fit your goals and budget. We offer:

Transparent budget planning – All costs transparent from the first quote
Customization within any budget – From intimate team drinks to large staff parties
Reliable supplier network – Competitive rates through long-term partnerships
Complete relief – We arrange everything from A to Z within your budget
No hidden costs – What we agree, we stick to

Want to know what’s possible within your budget? Check out our complete services for professional event organization, or visit our homepage to learn more about Dutch Standard Events. Contact us today for a no-obligation budget consultation!

Bardo

Eigenaar

    
 
 
       
   Mandy van Dasler 
 32 days ago
 
 
   Trustindex verifieert dat de oorspronkelijke bron van de recensie Google is. Samenwerken met DSE voelt als een verlengstuk van je eigen team. Voor een belangrijke mijlpaalviering van ons bedrijf begrepen ze na slechts één briefing al wie we waren en wat we nodig hadden. In tegenstelling tot veel bureaus die een 'groot idee' presenteren dat uiteindelijk vrij standaard aanvoelt, denkt DSE echt met je mee. Ze vertalen je doelstellingen naar creatieve, originele concepten die passen bij je organisatie en je evenement naar een hoger niveau tillen. Hun vermogen om creativiteit te combineren met een vlekkeloze uitvoering bespaarde ons aanzienlijk veel tijd en moeite, terwijl ze tegelijkertijd een uniek en authentiek evenement leverden. We zullen zeker met DSE blijven samenwerken en bevelen hen van harte aan bij iedereen die op zoek is naar een proactieve, creatieve en betrouwbare evenementenpartner.

(Vertaald door Google, zie origineel)
  
  Geplaatst op Google  
 
 
 
      
   Sanne Hak 
 32 days ago
 
 
   Trustindex verifieert dat de oorspronkelijke bron van de recensie Google is. Wij kijken met veel plezier terug op de samenwerking met Dutch Standard Events bij de organisatie van ons personeelsfeest. Het was een groot succes en dat is mede te danken aan hun betrokkenheid, professionaliteit en flexibiliteit. In de aanloop naar het event was de samenwerking erg prettig en duidelijk. De lijnen waren kort, er werd goed geluisterd naar onze specifieke wensen en er was altijd ruimte om mee te denken. Vlak voor het evenement kregen we te maken met flinke uitdagingen door code rood en de hittegolf in Nederland. Ook daar wist Dutch Standard Events heel hands-on mee om te gaan. Ze schakelden snel, kwamen direct met passende oplossingen en zorgden ervoor dat we ons geen onnodige zorgen hoefden te maken. We zijn dan ook ontzettend tevreden over de samenwerking en het eindresultaat. Een professionele en betrokken partner die echt met je meedenkt en ook onder uitdagende omstandigheden het hoofd koel houdt. Absoluut een aanrader! Manager Client Events - De Brauw Blackstone
  
  Geplaatst op Google  
 
 
 
      
   Meinders Catering 
 95 days ago
 
 
   Trustindex verifieert dat de oorspronkelijke bron van de recensie Google is. Voor ons 35-jarig jubileum wilden wij een feest organiseren dat aansloot bij wie wij zijn als bedrijf. Een jaar lang hebben we samen met Dutch Standard Events naar dit moment toegewerkt en vanaf het eerste gesprek was de klik en vertrouwen er meteen. Gedurende het hele traject werd er niet alleen goed geluisterd naar onze wensen, maar kregen we ook deskundig advies op de punten waar wij zelf minder ervaring mee hadden. Dutch Standard Events dacht actief en creatief met ons mee, stuurde waar nodig bij en de communicatie was altijd duidelijk en snel. De volledige ontzorging gaf ons de rust om echt naar het evenement toe te leven. Eind mei was het dan zover: ons jubileumfeest bij Strandzuid. Het resultaat was een geweldig aangekleed evenement, helemaal in onze eigen kleuren en branding. Alles klopte en straalde daadwerkelijk uit waar wij als bedrijf voor staan. We krijgen nog steeds complimenten van alle genodigden. De dag zelf begon op een zomerse dag met een flinke regenbui, wat uiteindelijk juist voor de nodige verkoeling zorgde. Hoewel het weer even onzeker leek, hadden wij alle vertrouwen in de expertise van Dutch Standard Events. Dat vertrouwen werd volledig waargemaakt; alles verliep soepel en professioneel. Wij hebben samen met collega's, klanten en relaties enorm genoten van een onvergetelijke viering van ons 35-jarig bestaan. Wij kijken met veel plezier terug op de samenwerking en raden Dutch Standard Events van harte aan aan iedereen die op zoek is naar een professioneel, betrokken en creatief evenementenbureau voor een groot event.
  
  Geplaatst op Google  
 
 
 
      
   Eva 
 188 days ago
 
 
   Trustindex verifieert dat de oorspronkelijke bron van de recensie Google is. Dutch Standard Events heeft een fantastisch feest voor ons georganiseerd. In de periode naar het feest toe bewogen ze goed mee met onze wensen en kwamen met goede ideeën en aanvullingen. Het feest zelf heeft onze verwachtingen overtroffen!
  
  Geplaatst op Google  
 
 
 
      
   niels riezebos 
 188 days ago
 
 
   Trustindex verifieert dat de oorspronkelijke bron van de recensie Google is. DSE heeft een knaller van een feest neergezet voor GVB. Fijne samenwerking gehad met het team en is zeker aan aan te raden!
  
  Geplaatst op Google  
 
 
 
      
   Ilse Plantenga 
 189 days ago
 
 
   Trustindex verifieert dat de oorspronkelijke bron van de recensie Google is. Samen met Dutch Standard Events hebben we een fantastisch tweedaags bedrijfsfeest neergezet. Alles was tot in detail geregeld en de samenwerking verliep heel prettig. Een feest waar intern nog lang over gesproken wordt.
  
  Geplaatst op Google  
 
 
 
      
   Domenique X 
 194 days ago
 
 
   Trustindex verifieert dat de oorspronkelijke bron van de recensie Google is. Namens CTP kijken wij terug op een indrukwekkend event tijdens SAIL 2025, alle credits naar Bardo en zijn team. Op onze flagship CTPark Amsterdam City hebben jullie laten zien wat er mogelijk is. Wij hebben het uitzicht, jullie hebben de rest gebracht. Wat begon als “iets met SAIL” is vertaald naar een bijzonder en stijlvol relatie event. Een ogenschijnlijk kale kade werd omgetoverd tot een warme setting met direct zicht op de spectaculaire SAIL In Parade. Alles klopte, van sfeer en inrichting tot logistiek en gastbeleving. De organisatie was strak en professioneel en tegelijkertijd zeer prettig in de samenwerking. Er werd echt meegedacht, snel geschakeld en volledig ontzorgd. De ervaring en creativiteit waren in alles merkbaar. De reacties van onze gasten waren unaniem enthousiast en dat zegt alles. Absoluut een partij die wij aanraden als je een event wilt neerzetten dat zowel inhoudelijk sterk als onvergetelijk is.
  
  Geplaatst op Google  
 
 
 
      
   hugo smits 
 419 days ago
 
 
   Trustindex verifieert dat de oorspronkelijke bron van de recensie Google is. We schreven een pitch voor een teamdag. We zochten een dag met teambuildingactiviteit, feest in de avond, accommodatie en logistiek voor ongeveer 250 personen. Dutch Standard Events presenteerde een heel mooi en compleet programma. We waren overdonderd. Ze begrepen precies wat er nodig was. Bardo en het team zijn prettig om mee samen te werken, wat resulteerde in een geweldige dag en avond waar iedereen zich verbonden voelde. Ik kan Dutch Standard Events iedereen aanbevelen 😊

(Vertaald door Google, zie origineel)
  
  Geplaatst op Google  
 
 
 
      
   Kathy van der Wijden 
 494 days ago
 
 
   Trustindex verifieert dat de oorspronkelijke bron van de recensie Google is. Evenementenbureau Dutch Standard Events heeft ons vanaf de eerste pitch volledig begrepen en ontzorgd. We waren op zoek naar een partner die ons kon helpen bij het organiseren van een gezellig, maar ook informatief event. Waarbij de bezoekers niet alleen plezier hebben, maar ook iets opsteken van een nieuw loyaltyprogramma dat werd gelanceerd. Bardo, Chiara en het team zijn hele fijne mensen om mee samen te werken en dat moet ook wel als je (in ons geval) bijna 1 jaar met elkaar optrekt. Ze zijn creatief, oplossingsgericht, goed bereikbaar en denken echt met je mee. Het resultaat? Een fantastische dag waar meer dan 450 collega’s uit het hele land samenkwamen en ook nog eens iets leerde, zonder dat het zo voelde. Het was een feestje om met jullie te werken. Ik zou willen zeggen tegen andere bedrijven: Let’s go to Dutch Standard 🤩
  
  Geplaatst op Google  
 
 
 
      
   Victor Garcia Parra 
 559 days ago
 
 
   Trustindex verifieert dat de oorspronkelijke bron van de recensie Google is. We hebben een geweldige ervaring gehad met Dutch Standard Events, het beste Amsterdamse evenementenbureau dat we hadden kunnen kiezen voor onze jubileumconferentie. Van begin tot eind was de verhouding personeel-gasten optimaal en het team behandelde elk detail met professionaliteit en creativiteit, waardoor ons bedrijfsevenement soepel verliep. Ze brachten de formele aspecten van de conferentie perfect in evenwicht met een levendig en boeiend feestelijk evenement in de avond, terwijl ze tegemoetkwamen aan onze speciale verzoeken. Het hele team deed er alles aan om een onvergetelijke bedrijfsconferentie en feest te creëren waar onze gasten van over de hele wereld nog steeds over praten. We raden ze ten zeerste aan voor elke zakelijke of feestelijke gelegenheid!

(Vertaald door Google, zie origineel)
  
  Geplaatst op Google  
 
 
 
 
  
 
 
  Google waardering: 4.9 van 5, 
gebaseerd op 42 recensies